CRM-Systeme (Customer Relationship Management) sind für kleine Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren, die Kundenbindung stärken und den Umsatz steigern möchten, unverzichtbar geworden. Angesichts der Vielzahl an verfügbaren Optionen kann die Auswahl des richtigen CRM-Systems jedoch eine Herausforderung sein.
Hier ist unsere Auswahl der besten CRM-Systeme, die auf die Bedürfnisse kleiner Unternehmen in Deutschland zugeschnitten sind.
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Salesforce ist das weltweit führende CRM-System. Es ist benutzerfreundlich, skalierbar und überraschend günstig. Das Reporting-Tool (Einstein Analytics) ist erstklassig. Ideal für datenaffine, zahlenorientierte KMU, die ein CRM-System suchen, mit dem sie wachsen können. 
Die besten CRM-Optionen im Vergleich
1. Salesforce Essentials – Insgesamt am bestenall
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Salesforce ist das weltweit führende CRM-System. Es ist benutzerfreundlich, skalierbar und überraschend günstig. Das Reporting-Tool (Einstein Analytics) ist erstklassig. Ideal für datenaffine, zahlenorientierte KMU, die ein CRM-System suchen, mit dem sie wachsen können.
Salesforce Essentials wurde speziell für kleine Unternehmen entwickelt und bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche mit umfassenden Funktionen wie Vertriebsautomatisierung, Kundenservice und Analysen. Dank seiner Skalierbarkeit und Integrationsmöglichkeiten ist es eine vielseitige Wahl für wachstumsorientierte Unternehmen.
Preisgestaltung: Salesforce Essentials kostet etwa 20 bis 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat und wird jährlich abgerechnet.
2. Monday.com – Am besten für die kostenlose Version geeignet
Monday.com ist ein vielseitiges Arbeitssystem mit leistungsstarken CRM-Funktionen, die durch hochgradig anpassbare Boards und Workflows ermöglicht werden. Es eignet sich ideal für Teams, die Wert auf visuelles Projekt- und Pipeline-Tracking legen, und unterstützt Vertriebsmanagement, Lead-Tracking, E-Mail-Integration und Automatisierung – alles in einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Besonders gut geeignet ist es für Unternehmen, die CRM mit umfassenderem Projekt- und Aufgabenmanagement kombinieren möchten.
Preisgestaltung: Monday.com bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 2 Nutzer an. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 8 $ pro Nutzer und Monat für den Basic-Tarif, 11 $ für den Standard-Tarif und 17 $ für den Pro-Tarif (jeweils jährliche Abrechnung). Enterprise-Tarife sind ebenfalls mit individuellen Preisen erhältlich.
3. Pipedrive
Pipedrive wurde speziell für Vertriebsteams entwickelt und bietet ein visuelles Pipeline-Management-Tool, das die Nachverfolgung von Interaktionen und Vertriebsprozessen unterstützt. Dank seiner intuitiven Benutzeroberfläche und der vielfältigen Anpassungsmöglichkeiten ist es bei Vertriebsprofis sehr beliebt.
Preisgestaltung: Die Tarife von Pipedrive beginnen oft bei etwa 12 bis 15 US-Dollar pro Benutzer und Monat, wobei höherwertige Tarife etwa 50 bis 60 US-Dollar pro Benutzer und Monat kosten.
4. Insightly
Insightly ist eine hervorragende Option für Unternehmen, die sich auf Projektmanagement konzentrieren. Es bietet CRM-Funktionen wie Kontakt- und Projektmanagement, Workflow-Automatisierung und Integration mit gängigen Anwendungen wie G Suite und Microsoft Office.
Preisgestaltung: Die Preise von Insightsly beginnen typischerweise bei etwa 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat für den Basistarif, wobei fortgeschrittenere Tarife bis zu 50-60 US-Dollar pro Benutzer und Monat kosten.
5. Nimble
Nimble ist ideal für kleine Unternehmen, die eine einfache und dennoch effektive CRM-Lösung suchen. Es zeichnet sich durch seine Social-Media-Integration aus und bietet Funktionen wie Kontaktmanagement, Social Listening und Vertriebsautomatisierung.
Preisgestaltung: Nimble ist bekannt für seine transparente Preisgestaltung, die in der Regel bei etwa 19 bis 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat liegt.
6. Copper
Copper CRM, ehemals ProsperWorks, ist vor allem für seine Integration mit Google Workspace bekannt. Es bietet Funktionen wie Lead- und Pipeline-Management, E-Mail-Integration und aussagekräftige Analysen und eignet sich daher besonders für Unternehmen, die stark auf Google-Dienste angewiesen sind.
Preisgestaltung: Die Preise für Copper CRMs beginnen in der Regel bei etwa 20-25 US-Dollar pro Benutzer und Monat, wobei umfassendere Pakete zu höheren Preisen erhältlich sind, die potenziell 50-60 US-Dollar pro Benutzer und Monat erreichen können.
7. Keap
Keap (ehemals Infusionsoft) eignet sich für Unternehmen, die eine Kombination aus CRM, Vertriebs- und Marketingautomatisierung benötigen. Es bietet Funktionen wie E-Mail-Marketing, Lead-Erfassung und E-Commerce-Integration und ist damit eine umfassende Lösung für Unternehmen, die ihr Geschäft skalieren möchten.
Preisgestaltung: Keep bietet Tarife ab ca. 70-80 US-Dollar pro Monat an, die sich je nach zusätzlichen Funktionen und der Anzahl der Kontakte erhöhen können.
Zu beachtende Punkte bei der Auswahl eines CRM-Systems für kleine Unternehmen
Bei der Auswahl eines CRM-Systems für ein kleines Unternehmen können Ihnen einige wichtige Überlegungen helfen, die beste Wahl für Ihre spezifischen Bedürfnisse zu treffen. Hier sind einige wichtige Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
Unternehmensgröße und Skalierbarkeit
Berücksichtigen Sie die Größe Ihres Unternehmens und sein Wachstumspotenzial. Ein CRM-System, das für Kleinstunternehmen geeignet ist, ist möglicherweise nicht für ein kleines Unternehmen mit Expansionsplänen geeignet. Suchen Sie nach einem System, das skalierbar ist und mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.
Benutzerfreundlichkeit
Das CRM-System sollte benutzerfreundlich sein und nur minimalen Schulungsaufwand erfordern. Kleinunternehmen verfügen oft nicht über die Ressourcen für umfangreiche Schulungen, daher ist ein System mit intuitiver Benutzeroberfläche und einfacher Funktionalität ideal.
Anpassung und Integration
Prüfen Sie, inwieweit sich das CRM an Ihre spezifischen Geschäftsprozesse und Bedürfnisse anpassen lässt. Berücksichtigen Sie außerdem die Integrationsfähigkeit mit anderen Tools und Systemen, die Sie bereits nutzen, wie z. B. E-Mail-Plattformen, sozialen Medien oder Buchhaltungssoftware.
Merkmale und Funktionalität
Ermitteln Sie die wichtigsten Funktionen, die Sie benötigen. Brauchen Sie erweiterte Vertriebsverfolgung, Marketingautomatisierung, Kundenservice-Tools oder Reporting-Funktionen? Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen gewählte CRM diese wesentlichen Anforderungen erfüllt, ohne Sie mit unnötigen Funktionen zu überfordern.
Kosteneffizienz
Budgetbeschränkungen spielen für kleine Unternehmen oft eine wichtige Rolle. Berücksichtigen Sie neben den Anschaffungskosten auch die langfristigen Ausgaben, einschließlich Abonnementgebühren, Zusatzleistungen und Wartungskosten. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Wirtschaftlichkeit und Funktionalität ist entscheidend.
Mobilität und Barrierefreiheit
In der heutigen, mobil geprägten Welt ist es unerlässlich, dass das CRM-System auf verschiedenen Geräten, einschließlich Smartphones und Tablets, zugänglich ist. Diese Funktion ist besonders wichtig für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitern oder solche, die unterwegs auf CRM-Daten zugreifen müssen.
Datensicherheit und Compliance
Datensicherheit ist von höchster Bedeutung, insbesondere angesichts der zunehmenden Besorgnis über Datenschutzverletzungen und den Verlust des Datenschutzes. Wählen Sie ein CRM-System, das robuste Sicherheitsfunktionen bietet und die geltenden Datenschutzbestimmungen einhält.
Anbieterunterstützung und Community
Guter Support vom Anbieter kann von unschätzbarem Wert sein, insbesondere für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung. Auch ein CRM-System mit einer aktiven Nutzergemeinschaft kann zusätzliche Unterstützung, Tipps und Best Practices bieten.
Rezensionen und Erfahrungsberichte
Schauen Sie sich abschließend Rezensionen und Erfahrungsberichte anderer Kleinunternehmen an. Aus deren Erfahrungen können Sie lernen, wie gut das System funktioniert und wie gut der Kundenservice des Anbieters ist.
Durch die sorgfältige Berücksichtigung dieser Aspekte können Sie ein CRM-System auswählen, das nicht nur Ihren aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht, sondern auch Ihr Wachstum und Ihre Weiterentwicklung langfristig unterstützt.